회사에서 사무용품, 설비 장비, 외주 개발 등 단가가 큰 물품을 구매할 때 상사나 재경팀으로부터 가장 먼저 요구받는 서류가 바로 '견적 비교표(비교 견적서)'입니다.
단순히 단가가 가장 싼 업체를 고르면 끝나는 것 같지만, 실무에서는 배송비, 부가세 포함 여부, 결제 조건(외상/현금), 납품 기한을 누락했다가 정산 단계에서 내부 감사에 적발되거나 결재가 반려되는 일이 빈번합니다.
업체별 단가와 납품 조건을 한눈에 비교할 수 있는 견적 비교표 엑셀 표준 양식 다운로드와 실시간 최저가 계산기, 구매 품의서 통과 요령을 한 번에 정리해 드립니다.
📊 실시간 업체별 견적 단가 및 총액 비교기
구매 수량과 업체별 단가, 운임비를 입력하면 총 공급가액과 최적의 추천 업체를 자동 계산합니다.
[A 업체]
[B 업체]
[C 업체 (선택)]
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3개 업체 단가 자동 합산, 공급가액 및 부가세 계산 수식이 포함된 표준 A4 엑셀(.xlsx) 파일입니다.
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📝 실시간 견적비교 품의서 웹 작성기
엑셀 프로그램 없이도 주요 항목을 기재하여 결재 상신용 문서를 바로 인쇄하거나 PDF로 저장할 수 있습니다.
1. 사내 감사와 결재를 한 번에 통과하는 비교 항목 4가지
많은 실무자가 '단가' 하나만 달랑 적어 결재를 올렸다가 반려당합니다. 재경팀과 구매팀이 감사 기준표에 따라 확인하는 필수 항목은 따로 있습니다.
- 부가가치세(VAT) 포함 여부 통일: A업체는 VAT 별도, B업체는 VAT 포함 견적을 냈는데 이를 동일선상에서 비교하면 수백만 원의 예산 착오가 발생합니다. 반드시 공급가액과 부가세를 명확히 분리하여 기재해야 합니다.
- 운임·양중비 및 설치비 포함 여부: 장비나 대량 자재는 물건값보다 현장 하차비(지게차/사다리차 비용)나 설치 인건비가 더 클 수 있습니다. 도착지 인도 조건(DDP)인지, 착불 조건인지 확인해야 추가 지출을 막습니다.
- 결제 조건(Payment Terms): 현금 결제 조건인지, 세금계산서 발행 후 익월 말 현금 결제(익월 정산)인지, 혹은 어음 조건인지에 따라 회사의 현금 유동성에 미치는 영향이 완전히 다릅니다.
- 납기일(Lead Time) 및 지체상금: 단가가 아무리 저렴해도 우리가 필요한 공정 기한 내에 입고되지 못하면 전체 프로젝트가 마비됩니다. 납품 확약일을 반드시 비교표에 명시해야 합니다.
2. 최저가가 아닌 업체를 골라야 할 때 쓰는 품의서 방어 전략
무조건 최저가 업체를 선정하는 것이 항상 정답은 아닙니다. 사후 관리 문제나 제품 품질 때문에 차순위 업체를 선택해야 할 때는 감사를 방어할 명확한 '정당성'을 서류에 남겨야 합니다.
💡 실무 품의서 소명 팁
- TCO(총소유비용) 관점 서술: 초기 도입 단가는 B사가 5% 비싸지만, B사는 무상 A/S가 2년이고 부품 단가가 낮아 3년 누적 유지보수 비용 관점에서 15% 이상 저렴하다는 수치를 제시합니다.
- 납기 지연 리스크 명시: 최저가 제시 업체의 경우 재고 미보유로 인한 납기 지연(4주 소요) 위험이 있어, 즉시 납품(3일 이내)이 가능한 차순위 업체를 선정하여 생산 차질 비용을 예방함을 강조합니다.
- 기존 시스템과의 호환성 입증: 신규 업체의 호환성 검증 미비로 발생할 수 있는 2차 결함이나 오류 수정 비용을 방지하기 위해 규격 검증이 완료된 검증 업체를 선정함을 품의 사유에 명기합니다.
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